Comunicação com sua Equipe de Projeto - parte #1

Vou dar aqui algumas dicas para alcançarmos uma comunicação eficiente com nossa equipe de Projeto. O tema "Comunicação" é tão importante que é identificado com uma Área de estudo separada dentro do Guia PMBOK. Como reconhece também o próprio o Guia:

Os gerentes de projeto gastam a maior parte do seu tempo se comunicando com os membros de equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas (em todos os níveis da organização) ou externas à organização.

Pois bem, como Gestores, faz parte de nosso dia-a-dia conversarmos com nossa Equipe dentre outras pessoas. Muito comum ainda membros de nossa equipe nos procurar para relatar algo, seja um problema, dúvida ou opinião. Neste momento estabelece-se um "canal de comunicação" e devemos procurar deixar a pessoa que nos narra algo mais a vontade possível para que a mensagem seja a mais clara e entendível possível para que não haja os famosos mal-entendidos. Temos que aprender a ser bons ouvintes e existem dicas para isto. Algumas delas:

1. Demonstre interesse no que está sendo dito.

Esta dica lhe parece óbvia? Pois é, mas muitas vezes não a fazemos. Quantas vezes nós fomos conversar como nosso "chefe", e sentados a frente de sua mesa começamos a contar e algo e de repente toca o telefone dele. O que acontece? Interrrompe-se a conversa, esperamos nosso chefe atender ao telefonema (que como chefe geralmente são ligações de média a longa duração) e então retomamos o assunto. Ao retomar, já damos uma abreviada no que íamos contar pois passamos a ter a impressão que o chefe está cheio de compromissos a resolver e estamos 'atrapalhando'. Geralmente o telefone toca uma segunda vez... O que seria uma boa prática então? Como chefes ou gerentes de projeto, ao receber uma pessoa da equipe para nos contar algo, basta tirar o fone do gancho uai. Pois afinal não estamos 'ocupados' a partir de agora conversando com outra pessoa? Este ato, tenham certeza, é notado por quem nos vem falar algo e a pessoa nota que realmente estamos interessados no que estará sendo dito. Começamos a nos tornar 'bons ouvintes'.
Ainda sobre esta dica, outra situação muito comum: sentamos na frente da mesa do chefe para falar algo e o chefe, virado de frente para seu notebook ou computador, mas de lado para nós diz: "pode ir falando aí, só estou respondendo um email, mas vai falando que estou te ouvindo". Neste momento quem vai falar algo já abrevia as informações e já não falará tudo o que tinha que falar pois tem a impressão de que está atrapalhando o chefe.....O que seria uma boa prática então? Interromper o que esteja fazendo no computador ou notebook, virar-se de frente para a pessoa e dedicar-se a ouví-la, novamente nos tornar 'bons ouvintes'.

São dicas simples mas que funcionam muito bem, testem na prática!!!. Estarei postando as demais dicas durante a semana.


Abraços,
Dimitri