Diferentes formas de gerenciamento de acordo com o tamanho do projeto

Você sempre utiliza os mesmos processos para gerenciar seus projetos? Qual o tamanho do seu projeto? Seria uma boa prática procurar identificar seu tamanho para utilizar diferentes abordagens de gerenciamento?

As empresas tem concepções diferentes do que significa um projeto pequeno, médio e grande. As classificações abaixo servem apenas para uma referência, entretanto podem ser diferentes da realidade de concepção da sua empresa.

Projetos Pequenos

Geralmente necessitam de recursos para durações de poucas semanas. Tem tipicamente 250 horas ou menos de esforço total. A equipe é pequena, em sua maioria trabalham em um mesmo departamento ou área e existe possibilidade de reuniões diárias, caso necessário, e todos trabalham no mesmo local físico. O clima de confiança da equipe e o gerente de projetos é alta, e as decisões são tomadas rapidamente.

Projetos Médios

Geralmente necessitam de recursos para durações de até 12 meses. Tem tipicamente 2.500 horas de esforço total e a equipe é formada por colaboradores de vários departamentos e/ou terceiros. As reuniões passam a ser semanais tendo o foco no controle de mudança de escopo e resolução de problemas.

Projetos Grandes

Geralmente necessitam de recursos para durações de 12 meses ou mais. Tem muito mais do que 2.500 horas de esforço total e a equipe é formada por colaboradores de vários departamentos e terceiros.
O número de stakeholders influentes é grande (15 ou mais). As reuniões passam a ser mensais tendo na maioria das vezes um Comitê de Projeto que avalia o status do projeto e toma decisões importantes sobre o mesmo. Estes tipos de projetos necessitam que os meios de comunição sejam formalizados de forma a não se perder histórico de decisões ao longo de seu ciclo de vida. Documentação aqui é fundamental.

A regra geral é: quanto menor o seu projeto, menos processos ou burocracia você necessita. Quanto maior, mais necessidade de processos e formalizações.

Além disto outros critérios além do tamanho do projeto podem ser utilizados para definir a abordagem de burocracia de um projeto, como alinhamento estratégico, complexidade técnica, orçamento, nível de inovação, entre outros.

Ponto de reflexão: A metodologia de gerenciamento de projetos de sua empresa leva isto em consideração?

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Práticas vencedoras em gerenciamento de projetos

Semana passada um colega perguntou-me rapidamente o que eu considero como práticas vencedoras no gerenciamento de um projeto. Pensei, pensei e abaixo listo 5 práticas vencedoras que considero essenciais! Não gerencio nenhum projeto sem prestar atenção em cada um delas.

1. Alocar um gerente de projetos qualificado e com experiência
2. Realizar gestão de equipe (liderança e motivação)
3. Montar a EAP/WBS do Projeto
4. Realizar uma boa e efetiva comunicação com os stakeholders
5. Montar um cronograma de marcos

Até +

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Exercícios de Planejamento no dia-a-dia

Programar uma simples atividade de lazer pode ser um bom exercício para testar sua capacidade de planejamento. Refiro-me a algo bem simples: planejar a duração, hora de início e hora de término de algo.

Vou tomar como exemplo uma atividade que adoro fazer que é ir a praia de manhã cedo para nadar.
O objetivo é usufruir da praia e não chegar atrasado no trabalho.

Como faço isto? Segue minha linha de raciocínio. Tenho que estar entrando na empresa no mais tardar as 08:30 da manhã. A partir daí faço uma estimativa de tempos inversa.

08:30 > dentro da empresa
08:00 > saída de casa para a empresa
07:40 > chegada em casa vindo da praia
07:10 > dentro do carro com destino para casa
06:50 > saída da água (na praia eu nado)
05:50> com o pé na água para começar a nadar
05:20> sentado no carro rumo a praia
05:00> acordando

Conclusão, eu teria que acordar as 05 da manhã. Para estimar estes horários levei em consideração que levo 30 minutos de casa até a praia e o mesmo tempo de casa para o trabalho. Aqui cabe uma observação. Na verdade levo de 20 a 25 minuttos, porém preferi adicionar 5 minutos a mais de "margem" para algum contra-tempo. E assim nas demais atividades. E aqui é que entra o "x" da questão. Podemos concluir então que estou com um "mini" cronograma pessimista pois se eu levar menos tempo efetivamente nos trajetos acabarei chegando mais cedo no trabalho! E isto não é ruim.
E esta "prática" eu a uso muito em meus planejamentos pessoais, sempre procuro realizar minhas atividades considerando um cenário mais tendendo a pessimista do que realista. O "preço" disto no meu exemplo é acordar alguns minutos mais cedo :) mas prefiro assim do que fazer tudo correndo e no "stress". Afinal, para este meu caso a intenção é relaxar de manhã e não fazer tudo as pressas e se irritar com uma fila/engarrafamento não previsto.

Isto se aplica muito bem também para chegarmos nos horários marcados para reuniões. ;)

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Pegadinha do Outlook para anexos: você acha que salvou mas ele não salvou nada!

O que vou relatar aqui é o que chamo de 'pegadinha' do Outlook Express ou agora chamado Windows Mail no Vista.
O cenário:

você recebe um email com um anexo do word de um colega seu para você ler e revisar o documento. Você abre o anexo, lê o documento e resolve fazer suas considerações no próprio documento, inserindo parágrafos ou destacando palavras com outra cor. Após fazer isto por uns 30 minutos lembra-se de salvar o que fez até agora! Então clica em 'Salvar' no menu do Word. O Word por sua vez não emite nenhuma mensagem. Você desconfia e clica mais umas 5 vezes pra garantir de que 'salvou mesmo'. Satisfeito com seu trabalho, fecha o Word e fecha o Outlook. No dia seguinte, ou após algumas horas, resolve abrir o documento para dar aquela revisada final, então abre o Outlook, localiza o email, abre o anexo do word e tcharãn! Tudo SUMIU!

Você perdeu tudo o que escreveu ou fez no dia anterior. Bate o desespero, voc6e fecha tudo, abre tudo de novo e nada! Liga para um amigo seu que trabalha com informática, explica o caso e seu amigo insiste que você não salvou... "MAS EU SALVEI! ATÉ 5 VEZES!", você explica.

Pois é! Eis a pegadinha ou grande FALHA, na minha opinião, da Microsoft.
Acontece que o trabalho feito acima, da forma como foi feito, fica salvo em um arquivo temporário em uma pasta 'escondida' do Windows. Como encontrar o arquivo que você trabalhou?

. Abra o 'Painel de Controle' do Windows
. Abra 'Opções da Internet'
. Clique na Guia 'Geral'
. Clique em 'Configurações' sobre 'Arquivos de Internet Temporários'
. Clique em 'Exibir arquivos'
. Na pasta que abrir procure pelo arquivo que tenha o mesmo nome do anexo que você recebeu.
. Se não achou, procure dentro da sub-pasta com o nome de Content.IE5
. Se não achou, procure dentro de alguma sub-pasta que possa ter o nome de Content.IE5

Moral da história:

SEMPRE SALVE ANEXOS RECEBIDOS POR EMAIL EM UMA PASTA DO WINDOWS ANTES DE ABRIR O ARQUIVO PARA TRABALHO DE EDIÇÃO.

Já me deparei com este problema e com os passos acima recuperei 1 hora e meia de trabalho!

Link que também cita este problema (em inglês): http://email.about.com/od/outlookexpresstips/qt/et030806.htm


Abraços,
Dimitri

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Bom suporte técnico da DELL

Recentemente comprei um notebook da DELL para minha esposa. Um Vostro 1310. Baita máquina, 4G de memória, 250Gb de disco e processador Core 2 Duo por R$ 2.100,00. Notebook muito bom mesmo. Passado um tempo, comprei um notebook para meu sogro a pedido de minha sogra. Por azar do destino o notebook do meu sogro, um Vostro 1510 começou a apresentar problemas no momento de iniciar. As luzes de caps lock, num lock ficavam liagas e não apagavam mais e nem o notebook inicializava. Conclusão: abri um chamado na dell via chat online.. passados alguns dias um técnico da dell foi até a residência do meu sogro e trocou a placa mãe. Legal, não? Não precisou levar o notebook a lugar nenhum! O serviço foi feito em casa!
Capítulo 2: notamos que após o técnico ir embora, as teclas do teclado ficaram desconfiguradas, apertava V, saía C, apertava B, saía V.. e assim por diante. Pois bem, conversei via chat com o suporte e no mesmo minuto me enviaram um arquivo de instalação para solucionar o problema.
Conclusão: na minha opinião o suporte técnico da DELL é excelente! Atendem em casa e online. Resolvem seu problema na mesma sessão de chat. Não precisa ficar no telefone horas e horasou levar sua máquina em uma assistência e o mesmo ficar lá dias e dias...correndo o risco de trocarem suas peças originais ou até mesmo acessar seus dados do disco.
Dell? Recomendo!

Dimitri

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Networking

Um bom networking nos dias atuais é fundamental pois nos mantém contatos importantes para futuras oportunidades e resolução de problemas atuais.

Indico um site o Linkedin: www.linkedin.com Nele vc cria uma página com seu perfil profissional que passa a ser acessível a muita gente influente do mundo de TI.
Veja como ficou meu perfil: www.linkedin.com/in/dimitricampana

Outra indicação que faço na área de Gerenciamento de Projetos é a lista de discussão e-plan mantida pelo Yahoo. http://br.groups.yahoo.com/group/planejamento/

Até +.

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Dica: Compartilhamento de arquivos na Internet

Sabe aquele arquivo ou arquivos que vc quer enviar para uma pessoa e vc não consegue através do e-mail por ser o arquivo muito grande?
Uma das soluções é gravá-lo em um servidor público na internet para que então possa ser acessado em seguida pelo seu destinatário. O site Terra chama isto de "disco virtual"...
Estou utilizando recentemente o site SendSpace: www.sendspace.com
O site, que oferece este serviço gratuitamente, lhe permite gravar arquivos com até 300Mb e sem necessidade de registro.
Fica aí a dica ;)

Até a próxima!

Dimitri

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